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【RPAの活用事例】RPAで自動化できる業務とは?

目次

様々な業種で活躍できるRPA。以前の記事でも少し触れましたが、具体的にどのような部署や業務で使用されているのか気になる方も多いのではないでしょうか。

本記事ではRPAの得意なこと、苦手なことを把握し、そして どのような業務に適しているのかを解説します。  部署・業種別に分けてご紹介するので、あなたの現場においてどのように活躍をできるのか、ぜひ参考にしてください。

1.RPAの対象業務を把握しておくべき理由

前提としてRPAの対象業務を把握する理由を解説します。

1.1 RPAを導入するべきかの判断ができる

 RPAが対象とする作業は、主にパソコンで行う定型作業 です。そのため、対象の作業が人の判断を都度必要とすることが多い企業でRPAを導入しても、生産性が上がる可能性は低いです。

また、導入前に対象となる業務フローの洗い出しをしていない場合は、導入後に「対応していなかった」という残念な事態も起きてしまうかもしれません。

導入前に業務フローの洗い出しを行い、どのようなツールやソフトを使って、どの程度の工数で作業を行っているのかを可視化しておくことが重要です。

1.2 業務の見直しができる

業務フローの洗い出しを行うと、「単純作業だけど毎日作業で時間がかかっている。」「この作業は本当に必要なのか。」等の課題が出てきます。

これはRPA導入可否に関係なく、この機会に最適化しておくべきです。

最適化した上で、それでもまだ時間がかかりすぎている等の業務があれば導入することにより業務効率化の成果が出る期待ができます。

2.RPAが得意な業務と苦手な業務

RPAには得意な業務と苦手な業務が存在します。

得意とする業務にRPAを活用すれば、以下のようなメリットが生まれます。

【RPA活用により確保できた時間を、他の業務に充てることができる】

【毎日の定型業務を削減し、残業時間削減などの労働環境良化につながる】

【人間が行っていた作業をRPAに置き換えることで人件費を削減できる】

このように、RPAの得意な業務を積極的に自動化することで企業の生産性アップに繋がります。

しかし、苦手とする業務の場合はRPAの導入効果は思うように得ることができません。 そこで、RPA導入で効果を発揮させるために、RPAの「得意な業務」と「苦手な業務」を理解しましょう。

2.1 RPAが得意な業務

以下の業務はRPAが得意な業務であり、主に効率化できる業務です。 あなたの職場でこうした業務が負担となっているのであれば、RPAの導入効果を得ることができる可能性が高いです。

2.1.1 流れが決まっているパソコン上の定型業務

RPAはあらかじめ決められた手順に沿って動作するので、作業開始から終了までの手順が決まっている定型業務は特に向いています。

例えば、

【請求書の仕分けデータ入力】

【交通費の精算確認】

【レポート作成】

等の業務が当てはまります。

2.1.2 繰り返し業務

人間が同じ作業を長時間繰り返すことは、従業員のストレスにも繋がったり、入力ミス発生にも繋がりやすくなります。 RPAは同じ動作(操作)を繰り返すことも得意であるため、こうした業務には非常に適しています。

例えば、

【メール送信作業】

【書類データの転記作業】

【在庫データの集計作業】

等の業務が当てはまります。

2.1.3 データ収集・集計業務

RPAではスクレイピングでWeb上の情報を収集できます。

例えば、Webサイトから天気予報の情報を取得し、過去の売り上げ実績と照合して次週の販売予測情報を作成したりすることができます。

本来であれば人間がWeb上の情報を収集し集計するという、 単純ではありますが時間がかかる作業も、RPAにおまかせすることが可能です。 

2.2 RPAが苦手な業務

RPAは手順が決まっている業務においては最大限効果を発揮できます。

しかし、逆に言うと手順が決まっていないこと以外は何もできないということです。 また、デジタル化されたデータでないと扱うことはできません。

人間の判断が必要な業務

先ほど、「RPAは決まった手順に沿って動くのが得意なので、定型業務は特に向いている」と解説しましたが、その反対の「非定型業務」には適していません。

非定型業務とは、トラブルに臨機応変に対応したり、問題解決するために解決方法を考えたりという、人間の思考や判断が必要な業務のことです。 つまり、作業手順が明確に決まっていない=人間の判断が必要な業務の自動化は難しく、高効率化できないということです。

2.3 マクロとの違い

ここまでの情報で、「Excel等の表計算ソフトのマクロと何が違うの?」と思われた方もいるかもしれません。 確かにRPAは、事前に記録した作業を呼び出して作業を繰り返し実行するため、マクロに似ています。

しかし、RPAは特定のソフトウェアやアプリケーション、システムに依存していないため、 さまざまなソフトウエアにまたがって作業を自動化できる というマクロにない特長があります。

例えば「BIツールで出力した返品情報を抽出し、特定商品の返品情報のみをまとめて担当者へメール配信」というように、複数のソフトウェアやシステムをまたいで、横断的に作業を自動化できます。

3. RPAの活用事例

では、RPAは実際にどのような業務で使われているのか、どのように使うと効果的なのかを紹介します。 導入検討の際にヒントとなるのが、既に業務改善・業務効率化を実現した導入事例です。

業務の自動化や効率化を目指してRPAの導入を検討される企業様が多いと同時に、「具体的にどのような業務に活用できるのかわからない。」「導入はできそうだけど本当に効果が得られるのか。」という方も多いです。

ここではRPAを導入した企業様で、どのような業務で活用されているかを具体的にご紹介します。

3.1 RPAで自動化できること

RPAはパソコン上のデジタルデータを扱う定型業務に適しており、人間の思考や判断が必要な業務には適していないということを解説しました。 このような特徴から、RPAの対応範囲はかなり広いというイメージができるかと思います。 以下に、RPAで自動化できる業務の例を20個挙げてみます。

RPAを活用した業務自動化例
・売上データの集計

・レポート作成

・複数求人媒体からの応募者情報の収集

・応募者への面接の案内 ・結果のメール連絡

・求人スカウト媒体の登録者ピックアップとスカウト送付

・従業員管理ソフトから、メールアカウント発行、保険手続き

・勤務時間集計、給与ソフトへのデータインポート

・経費精算の内容チェック・会計ソフトへの仕分け入力

・会計ソフトからの分析レポート出力と管理者へのメール送付

・ネットバンク明細と決済情報との照合

・請求情報と入金情報を照合

・請求書送付漏れのチェックと担当者へのメール通知

・税理士へのデータ送付 ・従業員に対する、督促メールの送付

・経費精算の提出チェック

・考課表・人事評価の集計 ・給与賞与の間違いチェック

・応募者に対する求人セミナーの案内メール送付

・従業員研修のスケジュール送付とリマインド送付

・営業データの集計と日報作成

3.2 具体的な活用事例

上記のように挙げるとキリがないRPAの活用事例ですが、ここからは5つの具体的な活用事例を紹介します。

3.2.1 活用事例1:
3.2.2 活用事例2:
3.2.3 活用事例3:
3.2.4 活用事例4:
3.2.5 活用事例5:
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