2018年から大手企業だけでなく、中小企業もDX化が進み、業務効率化の重要性が認知されていきました。
経済産業省も2025年までにデジタル化を進めなければ、企業に大きな損失を生むと報告しています。
実際、DX化を支援するための補助金や助成金は多くあり、今のタイミングで進めておかなければ、気づいた時には遅いという日も近いです。
しかし実際の業務の中で何がDX化できるのかが分からず、現状維持という企業も少なくありません。
そこで この記事では、「最短・最小ステップで業務改善・効率化を始める方法」 についてご説明します。
DX化が進まない理由は人材不足につきる
社内のDX化が進まないと言われる要因は大きく分けて3つあります。
DX化を過小評価している
DX化ツールの存在理由は「今までの業務だと非効率かつ高コスト。それを改善できるデジタルツールを提供したい」という目的があります。
言ってしまえば、 DX化ツールは利益率向上やコストカットが大前提で提供されている ということです。
例えば最近はユニクロなどで無人レジが導入されたわけですが、これもDX化の1つです。今まで店員さんが必要だと思っていた常識を壊しただけでなく、無人レジ1台導入すれば1人分の人件費を削減できます。
他社の洋服店が現状のやり方を進めている間にユニクロは日々業務効率を上げ、他社より低価格かつ高品質の商品を提供し続けることができます。
これは大手に限ったことではなく、一般の企業でもDX化している企業とそうでない企業で着実に差は開いていきます。
DX化を進める担当者がいない
DXを進めるためには企業内にDXを進める担当者が必要になります。
多くの企業が売上目標を達成するためのビジョンを掲げますが、利益率を目標に掲げることは少ないです。結果業務改善や効率化は後回しになり、担当者も不在のままになります。
実際担当者といっても、業務改善専門である必要はありません。DX化ツール提供会社と業務の現場スタッフの間に立ち、円滑に進める役割を各部署1人設定するだけでも十分です。
DX化が社内に浸透しないことを懸念
既存の業務を改善しデジタル化を進めるためには、各部署の運用管理システムの統一化が必須になります。
当然、デジタル化が進めば既存のシステムは利用できないため、現状維持で進めようとするバイアスがかかりやすくなります。
しかし、 DX化をしないことは虫歯に似ています。 今は企業にとって”痛くない”ことでも、時間が経てば立つほど、業務に影響を与えていきます。
それは人材不足、競合の優位性の向上などあらゆる形で実感していくことになります。
最速で結果を出すための業務DX化の具体案
DX化は面倒で時間がかかるというイメージから着手できないという企業も多いと思います。
しかし、既にご説明した通り、年々DX化を進めないことによるリスクは大きくなっていきます。本性ではDX化を最速で実現するための具体案を解説していきます。
業務のDX化は1つずつで構いません
全部署の業務システムを改善していくとなると予算と時間がかかります。
特に最初の業務課題の洗い出しを全部署で進めると、話がまとまらず長期間調査に時間を要するという状態になってしまいます。
まずは1つの部署、または1つの業務に着目し、業務のDX化を進めていくことで、 短期的に業務効率を改善できます。
これにはDX化の効果とかかる時間を検証できるというメリットがあります。
大きな予算をかけて全社的にDX化を進めたものの浸透しなかったというリスクを避けることができます。
また既に1つの部署でDX化すれば、後は横展開をしていくだけですので、最小のステップ、最小のリスクで始めることができます。
また承認プロセスも複数の部署をまたがずに進めることができますので、導入までの時間も短縮することができます。
導入までサポートしてくれる企業にお願いする
近年、DXツールは誰でも利用できる仕様になっていますが、とはいっても時間がかかります。
そこでおすすめなのが、 導入後のサポートを提供してくれる企業を選定することです。
ツールを提供するだけでなく、導入から運用までをサポートしてくれる企業を選ぶことで、担当者の負担を減らし、効率的にDX化を進めることが可能になります。
専任のエンジニアを採用せずに、在籍している担当者のみで運用できるようになるので、予算も抑えることができます。
業務の課題はGoogleに聞いてみる
現状でも業務は回っているからこそ、課題を見つけるのが難しいという場合があります。
そんな時は現状の部署、または業務内容に「自動化」や「効率化」、「DX」などの言葉を組み合わせて検索してみてください。
例えば「営業 DX」、「発注業務 自動化」、「顧客対応 自動化」などです。
複数サービスが出てくると思いますが、まずは各ホームページの事例から自社の課題と照らし合わせるのが良いです。
業務のDX化を始めるならRPAから
業務のDX化の中で注目度の高いツールがRPAです。
大手・中堅企業の導入率は2022年には50%になるとも言われています。中小企業は遅れを取っていますが、必須のツールになりつつあることは間違いありません。
RPAは一言で「パソコン業務のほぼ全てを自動化できるツール」です。
日々の作業の中で繰り返し行っている定型業務を自動化することができるため、中小企業でも年間300時間の業務を人間が行わずに完了させた事例もあります。
RPAに関する詳細は前回公開している、【完全まとめ】RPAで自動化できる業務と具体例集にて説明しています。
様々なツールがある中で、なぜRPAから始める企業がいるのか？
DX化が進まない企業の中には「全部署の業務課題の解決」を進めなければならないと考えている方もいます。
確かに顧客管理ツール（CRM）などを導入するとなると、営業部署はもちろん、総務や経理、人事など全ての部署のシステムを変えることになるので、時間もかかります。
結果、DX化を進めるのが面倒になり、後回しになっているというのは既にお話した通りです。
一方RPAは1つの部署、1つの業務の自動化から始められるため、最短で業務のDX化を進めていくことが可能です。
例えば、図にあるような「今月は経費精算の業務を自動化する」ことのみに着目して、DX化を進めることが可能になります。
1ヶ月ごとに1つの業務を自動化すれば、1年後には12個相当の業務の負担を減らすことが可能になります。
RPAはこうした自動化のシナリオを作成すればするほど、業務コストをカットできるため、費用対効果を実感しやすいのも、選ばれる理由の1つになります。
現状の業務課題の把握が難しく、DX化の検討がなかなか進まないという方はぜひ一度弊社へご連絡ください。
